Sélection d’un cabinet d’audit comptable pour la certification des états financiers
REF : AUDIT FIN/2018-2019
1. OBJET DE L’APPEL D’OFFRES
MARIE STOPES RD CONGO (MS RDC), filiale de MARIE STOPES INTERNATIONAL (MSI), souhaite obtenir les services d’un cabinet local d’audit comptable pour une certification de ses états financiers annuels couvrant les années civiles janvier 2018 à décembre 2019 selon les normes Internationale d’audit et les normes locales.
La soumission consiste à faire la meilleure proposition de rapport qualité/prix pour les services proposés etadaptés aux conditions exigées par MS RDC conformément aux termes de référence ci-après. Tous les professionnels qui répondent aux critères développés dans les termes de référence ci-dessous sont invités à soumissionner.
2. DATE LIMITE DE DEPOT DES SOUMISSIONS
Les offres scellées devront être obligatoirement déposées à la Réception de MS RDC Concession Safricas, Avenue Sergent Moke, 14, C/Ngaliema, Kinshasa, au plus tard le 15 novembre 2019.
Les soumissions par courrier électronique ne seront pas prises en considération.
3. CORRESPONDANCES ET CLARIFICATIONS
Pour toutes questions ayant trait au présent appel d’offres (ADO), veuillez adresser vos correspondances, par courrier ou e-mail à MS RDC, en mentionnant clairement la référence de l’ADO dans l’objet, à l’adresse email suivante : [email protected] plus tard le 15 novembre 2019.
4. PRESENTATION DES OFFRES
L’offre technique et administrative d’une part et l’offre financière, d’autre part, doivent être présentées conjointement et portées les références ci-après : ADO/2019/Direction Finance/Sélection d’un Cabinet d’audit pour l’audit des états financiers de MS RDC, et doivent être clairement détaillées.
«L’Offre administrative et technique » doit comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :
Une présentation succincte du soumissionnaire avec ses activités courantes enRépublique Démocratique du Congo
La présentation technique suivant les termes de références
Les documents attestant que le soumissionnaire peut exercer dans le domaine sollicité;copie certifiée conforme à l’original du RCCM et la copie certifiée conforme à l’original de l’Identification Nationale.
Une attestation certifiant que le soumissionnaire a effectué les déclarations réglementaires en matière d’impôts;
Les coordonnées bancaires de l’Institution;
Les Curricula Vitae du chef de mission et de l’équipe dans le cadre de cette mission avec références ;
Les références du soumissionnaire pour au moins 3 (trois) clients des trois dernières années, dont au moins 2 (deux) d’organisations non gouvernementales internationales
Présentationsuccincte de l’expérience du cabinet en audit d’organisations internationales recevant les fonds de bailleurs multiples
Niveau d’expérience par rapport aux bailleurs DFID et UNOPS.
Niveau de stabilité du personnel dans le cabinet d’audit
Avoir une expérience dans le domaine médical
Description de l’approche de l’audit :
1. Stratégie de l’audit et de planification
2. Etendu de l’audit et Matérialité
3. Identification et gestion des points critiques de l’audit
4. Coordination du rapportage des points d’audit et des procédures d’audit
5. Gestion de la communication, du temps et des échéances diverses
Le calendrier d’exécution en ligne avec les dates clés mentionnées en bas ;
Une lettre d’engagement affirmant que le cabinet d’audit et le personnel sont indépendants de MSIet de ses filiales.
Des copies de ces pièces peuvent être soumises mais MS RDC se réserve le droit de vérifier les originaux au moment de l’attribution du Marché.
« L’Offre financière » doit comprendre et suivre, sans s’y limiter, les points ci-après:
Une offre financière proprement dite avec les montants TTC ;
Les prix seront fermes, non révisables et sans réserve aucune. Le soumissionnaire devra accepter le paiement par virement bancaire au compte de l’entreprise ;
Les offres seront rédigées en Français. Elles devront être chiffrées en USD ;
MS RDC se réserve le droit de mener une vérification des capacités réelles du soumissionnaire après l’évaluation de sa soumission.
5. EVALUATION DES OFFRES ET CHOIX DES ADJUDICATAIRES
L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un Comité d’Evaluation Interne des Offres et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :
A. Première Etape (Contrôle Préliminaire) :
L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à MS RDC de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de l’ADO :
L’offre contient Une lettre d’engagement affirmant que le cabinet d’audit et le personnel sont indépendants de MSI et de ses filiales ;
L’offre soumise a été reçue par MS RDC avant la date limite de dépôt des offres ;
L’offre est soumise sous plis fermé sans aucune mention, sur l’enveloppe extérieure ; permettant d’identifier le soumissionnaire (Par exemple le nom de la compagnie, le logo ou tout autre signe ne doivent pas apparaitre sur l’enveloppe extérieure) ;
Le soumissionnaire a les documents attestant qu’il peut exercer dans le domaine sollicité (Copie du RCCM et le document d’Identification Nationale, ou tout autre document ; prouvant la capacité d’exercer, notamment les statuts légalisés et l’agrément du Ministère.)
Le soumissionnaire a soumis le numéro et/ou l’attestation en matière d’impôts ;
La firme d’audit et son personnel doivent maintenir un standard de confidentialité adéquate et ne doit pas divulguer les informations de MS.
La durée de validité de l’offre est d’au moins 1 an à partir de la date limite de dépôt des offres le 15 novembre 2019.
L’offre soumise contient tous les documents (sans exception) et informations requis conformément au point 4 ci-dessus
ATTENTION : MS RDC se réserve le droit de rejeter toute offre jugée non-conforme à l’un des critères ci-dessus et de ne pas la considérer pour une évaluation technique. Toute influence de toute nature pourrait disqualifier le soumissionnaire et l’offre sera de fait rejeté.
B) Deuxième Etape (Evaluation Technique)
La deuxième étape examinera la compétence technique du soumissionnaire (proposition technique) selon les principaux critères d’évaluation repris dans le tableau ci-dessous :
Critères d’évaluation Technique
Note Maximum
1. Expérience du Prestataire / OrganisationSoumissionnaire
35
Expérience pertinente dans le domaine audit des états financiers 10 points seront octroyés pour chaque marché similaire déjà exécuté avec copie de contrat ou bon de commande comme preuve)
30
Années d’expérience (5 pts seront octroyés pour au moins 5 d’expérience, si non 0)
5
2. Méthodologie et compréhension des termes de référence
45
Compréhension et méthodologie d’exécution des prestations
20
Organisation proposée pour la réalisation des prestations etadéquation du consultant avec les termes de référence
20
Les délais et calendriers d’exécution
5
3. Qualification et compétence du personnel clé
20
Qualifications générales (diplômes, formation et expérienceprofessionnelle) chef de mission
10
Qualifications générales (diplômes, formation et expérience
professionnelle) – équipe
10
TOTAL
100
Une fois, l’évaluation technique finalisée, seules les propositions financières des soumissionnaires dont les propositions techniques auront obtenu la note technique minimale de 70 points du score maximum de 100 points seront dépouillées et comparées.
C) Troisième Etape (Evaluation Financière) :
Les offres financières doivent être présentées sous forme de tableau des prix détaillant le taux horaire par niveau d’expérience et de séniorité et la base sur laquelle les frais directs seront calculés.
La proposition doit inclure les principes de calcul des frais d’audit d’une annéeà l’autre.
6. ATTRIBUTION DU MARCHE
Apres évaluation et comparaison des offres, MS RDC décidera de l’attribution des marchés et notifiera le ou les soumissionnaires retenu(s) par courrier avis de réception ou par remise contre émargements, que son (leurs) offre(s) a (ont) été acceptée(s).
Les soumissionnaires non sélectionnés seront informés de la décision prise. Cette décision sera sans appel ni recours. MS RDC retiendra dans ses archives les dossiers des soumissionnaires non adjudiqués.
MS RDC se réserve le droit d’inspecter l’existence physique et l’installation du soumissionnaire au préalable (avant l’attribution du marché), et à tout moment pendant l’exécution du contrat.
À tout moment et avant la date limite du dépôt des offres, MS RDC se réserve le droit de modifier le dossier d’appel d’offres, pour tout motif, que ce soit à son initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissement formulée par un soumissionnaire, en publiant un additif. Tout additif ainsi publié fait partie intégrale du dossier d’appel d’offres et sera communiqué par écrit ou par e-mail à tous les soumissionnaires qui ont reçu le dossier d’appel d’offres.
Pour donner aux soumissionnaires le temps nécessaire à la prise en considération de l’additif dans la préparation de leurs offres, MS RDC a la faculté de reporter la date limite de dépôt des offres.
MS RDC se réserve le droit d’accepter ou d’écarter toute offre et d’annuler la procédure d’appel d’offres et d’écarter toutes les offres, à tout moment avant l’attribution du marché sans de ce fait, encourir une responsabilité quelconque vis-à-vis du (ou des) soumissionnaire(s) affecté(s) des raisons de sa décision.
Apres dépouillement et évaluation par MS RDC, un procès-verbal comprenant un rapport détaillé de l’évaluation faite, la comparaison des offres ainsi qu’une proposition d’attribution motivée seront rédigés.
La passation de marché se fera par Contrat de prestation de service.
7. DATES CLES
Lancement appel : 1 novembre 2019
Soumission appel : 15 novembre 2019
Dépouillement :18 novembre 2019
Information aux cabinets sélectionnés : 20 novembre 2019
Entretien verbale avec les cabinets présélectionnés : 25 novembre 2019
Décision finale :29 novembre 2019
8. CONFORMITES AVEC LES TEXTES LEGAUX
Au cours de l’exécution des obligations stipulées dans le cadre du présent Appel, le soumissionnaire devra s’assurer qu’il respecte toutes les lois en vigueur (y compris, sans y être limité, tous statuts, décrets, ordonnances, notes administratives, règlements, régulations et autres directives, règles et instructions ayant des effets légaux obligatoires), et sera seul responsable pour tous les coûts, risques et retards engendrés par leur exécution ou leur manquement.
Le fait de soumissionner à cet « Appel d’Offres » engage le soumissionnaire à respecter et à accepter les termes de ce document de soumission.
9. AUTRES DISPOSITIONS
Toute manœuvre frauduleuse d’un soumissionnaire (tentative de corruption, versement de commissions, etc.) envers un employé de MS RDC entrainera automatiquement l’élimination du soumissionnaire, ou l’annulation du contrat, et conduira à sa radiation dans la liste des fournisseurs pré qualifiés de l’ONG.
10. TERMES DE REFERENCES
1. OBJECTIF
L’objectif de cet audit des états financiers, contrats et procédures est de permettre aux auditeurs d’exprimer une opinion professionnelle sur la situation et la gestion financière du programme MS RDC du 1er janvier 2018 au 31 décembre 2019.
L’objectif de l’audit des rapports financiers est de permettre à l’Expert-comptable, d’exprimer une opinion professionnelle indépendante sur la situation financière de MS RDC au 31/12/2019 et de s’assurer que les ressources mises à la disposition au cours de l’année sont utilisées aux fins pour lesquels elles ont été octroyées.
Les règles et les procédures de MSI et ses filiales prévoient un audit annuel de ses états financiers afin de garantir que les ressources sont utilisées de manière adéquate.
La nature et la présentation des états financiers sont conformes aux directives du siège.
Le rapport de l’auditeur doit comporter (i) le rapport (opinion) sur les états financiers et (ii) le rapport sur le contrôle interne. Il n’est pas demandé aux auditeurs de préparer un rapport sur la conformité avec les lois, les réglementations et les clauses du bailleur, cependant les auditeurs devraient considérer les problèmes de conformité matérielle avec les lois et les régulations locales dans leur évaluation de la structure du contrôle interne, et si les dépenses locales sont conformes à la convention de subvention.
La langue de travail est le français mais on demandera aux auditeurs de soumettre les rapports en Français et en Anglais. Les rapports définitifs seront établis en 4 exemplaires en Français et 4 exemplaires en Anglais.
Il est recommandé aux soumissionnaires de prendre contact avec la Direction de MS RDC pour organiser une visite de site et pour d’autres clarifications. Tous les modèles de documents (rapports définitifs, listes de vérification de contrôle interne, note explicative, lettre d’engagement, lettre d’affirmation, lettre de représentation de gestion …) sont disponibles au bureau de MS RDC.
2. RESPONSABILITE DE LA PREPARATION DES ETATS FINANCIERS
La responsabilité de la préparation des rapports financiers incombe à la Direction de MS RDC. Elle est aussi responsable :
(a) Du choix et de l’application des principes et méthodes comptables. Le rapport financier est préparé conformément aux normes comptables applicables et présenté sous le format de Marie Stopes International.
(b) De la mise en œuvre des principes comptables et des procédures administratives et financières consignées dans les manuels de procédures.
3. ETENDUE DE L’AUDIT
L’audit sera conduit selon les Normes Internationales de l’Audit et comprendra les diligences et contrôles que les auditeurs jugent nécessaires dans les circonstances pour atteindre les objectifs cités ci-dessus. En conduisant l’audit, une attention particulière devra être accordée aux points suivants :
3.1. Stock
Participation aux inventaires des stocks et du matériel au 31 décembre 2019.
Réconciliation de la valeur de stock sur le bilan avec la valeur du stock en quantitésdétenu.
3.2. Dépenses
Tous les fonds ont été utilisés selon les conditions des contrats bailleurs, conformément aux principes d’économie et d’efficience et uniquement pour les buts pour lesquels le financement a été accordé.
Tous les justificatifs, registres et comptes nécessaires ont été tenus concernant toutes les dépenses effectuées. Il sera à l’auditeur de vérifier le nombre de pièces comptables en fonction du risque matériel calculé par l’auditeur (ce seuil devra être communique à MS RDC avant la fin de la première semaine de l’audit en Février 2020).
3.3. Immobilisations
Le registre des immobilisations se rapproche au bilan.
Vérification que l’inventaire des actifs se rapproche au bilan.
3.4. Cash
Les fonds transférés par MSI à MS RDC se rapprochent à ceux effectivement reçus.
Rapprochement des comptes en banque et petite caisse.
Envoie de confirmation de soldes aux tiers.
3.5. Comptes de tiers
Les rapprochements de comptes de contrôle clés, tels que les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, et tout autre solde matériel qui figure sur le bilan sont exacts.
Envoie de confirmation de soldes aux tiers en fonction du risque matériel calculé par l’auditeur (créditeurs, débiteurs et inter compagnies).
3.6. Impôts
Toutes les charges sociales, les retenues sur prestations de services et tous les impôts sur les salaires ont été effectivement payés aux départements étatiques concernés.
3.7. Personnel
Il n’y a pas de double facturation des heures de travail, ni de dépenses individuelles à plusieurs bailleurs de fonds différents.
Documentation des impôts en place est en règle.
Suivi des politiques globales.
3.8. Contrôle interne
Revue des procédures de gestion de stock et identification des risques avec des propositions d’amélioration (si applicable).
Les biens et services financés ont été achetés selon les orientations générales des règles et procédures contenues dans le manuel de procédures logistiques de MSI.
Vérification de la conformité des systèmes et des procès à MS RDC sont en conformité avec la loi locale (taxes et entre impôts, documents légaux de fonctionnement).
Rapport d’identification des risques des points ci-dessus et de recommandations d’amélioration du contrôle interne (si applicable).
4. LIVRABLES
L’auditeur émettra une opinion sur les états financiers de la mission de MSI RDC. Le rapport annuel d’audit des comptes de la mission inclura un paragraphe séparé mettant en exergue les principales faiblesses de contrôle interne. Le rapport d’audit des comptes sera accompagné de la lettre de contrôle interne contenant les informations reprises au point suivant. Ce rapport d’audit ainsi que la lettre de contrôle interne seront livrés à MSI RDC, au plus tard le 20 Février 2020.
Le rapport d’audit doit clairement indiquer l’opinion de l’auditeur. Le rapport doit contenir les éléments suivants :
Normes d’audit utilisé ;
Période auditée ;
Si le rapport financier présente correctement les dépenses faites pour la mission de MS RDC et les fonds reçus ont été utilisés pour accomplir les objectifs de la mission ;
La liste des équipements est correctement présentée et est complète ;
Le rapport du flux de trésorerie (cash-flow) est correctement présenté ;
Le rapport d’audit ainsi que la lettre de contrôle interne seront présentés en Français et en Anglais.
Le rapport d’audit aura 20 pages maximum
11. LETTRE DE CONTROLE INTERNE
En plus du rapport d’audit sur les états financiers, l’auditeur préparera une lettre de contrôle interne qui inclura :
(a) Des commentaires et observations sur les enregistrements comptables, les systèmes et contrôles examinés durant l’audit ;
(b) Les insuffisances dans le système de contrôle interne et les recommandations pour l’amélioration de ce système ;
Les problèmes de communication identifiés durant l’audit susceptibles d’avoir un impact significatif sur l’exécution des activités ;
Les commentaires sur la résolution des anomalies et réserves, s’il y en a ;
Les commentaires sur toute autre anomalie que l’auditeur jugera pertinent incluant les dépenses inéligibles.
Idéalement, la lettre de contrôle interne devra inclure les réponses de MSI sur les insuffisances relevées par l’auditeur.
12. CLASSIFICATION DES CONCLUSIONS DE L’AUDIT SELON LE DEGRE DE GRAVITE DU RISQUE
Eleve : La mesure à prendre est jugée comme s’imposant absolument pour garantir que MSI n’encourt pas de risques élevés (en d’autres termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait entraîner de très graves conséquences et problèmes).
Moyen : La mesure à prendre est jugée nécessaire pour éviter des risques sérieux (en d’autres termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait entraîner de sérieuses conséquences).
Faible : La mesure à prendre est jugée souhaitable et devrait assurer un contrôle plus strict ou une meilleure utilisation des fonds engagés
13. CLASSIFICATION DES CAUSES POSSIBLES DES CONCLUSIONS D’AUDIT
Conformité : Non-conformité aux règlements, règles et procédures prescrits par le Marie Stopes et par les bailleurs.
Directives : Absence de procédures écrites pour guider le personnel dans l’accomplissement de ses fonctions.
Encadrement : Insuffisance ou absence de supervision par les superviseurs.
Erreur humaine : Fautes commises par des membres du personnel dans l’accomplissement des fonctions qui leur sont assignées.
Ressources : Manque ou insuffisance des ressources (fonds, compétences, personnel, etc.) affectées à l’exercice d’une activité ou fonction.
14. CALENDRIER
15 décembre 2019 : prise de contact et réunion préliminaire
13 janvier 2020 : envoie par MS RDC des états financiers de la mission au cabinet d’audit
16 janvier 2020 : réception par MSI de l’échantillon à auditer
20 janvier 2020 : début de l’audit
20 février 2020 : fin de l’audit
28 février 2020 : réception du rapport intérimaire de l’audit et de la lettre du contrôle interne.
5 mars 2020 : réponse de MSI à la lettre de contrôle interne
10 mars 2020 : réception par MSI du rapport final d’audit ainsi que de la lettre de contrôle interne
12 mars 2020 : soumission par MSI RDC du rapport d’audit des comptes et la lettre de contrôle interne au siège de MSI.
Contact
Société :Marie Stopes International
Site Internet :
Email :[email protected]
